قائمة المخازن \ القسم الأول

1. إدخال بطاقة صنف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> ادخال بطاقة صنف.

في هذه النافذة من برنامج المحاسبة ألفا سوفت يمكنك تعريف الأصناف التي في المخزن وتتكون من العديد من التفاصيل التي تتعلق بالصنف والتي يتوجب عليك إضافتها. رمز الصنف يظهر بشكل تلقائي تبعاً للأصناف السابقة المضافة في البرنامج. اسم الصنف حدد الاسم الذي تريد تبعاً للصنف وليكن غسالات. الاسم الأجنبي وهو اختياري يمكنك إضافته أم لا. رقم الباركود إذا كان للصنف رقم باركود محدد فأضفه في هذا الحقل. النوع ما هو النوع الذي ينتمي له ذلك الصنف. اسم المجموعة أي المجموعة الرئيسية التي يتبع لها الصنف (مثلاً الصنف غسالات المجموعة كهربائيات). كود الدفعة أي دفعة الأصناف ماهو كودها اذا كان لها كود محدد. عملة الصنف حدد العملة التي تريد ريال سعودي تظهر بشكل تلقائي لأنها العملة الرئيسية الموجودة في البرنامج. مدة الكفالة مثلاً فلتكن شهر واحد. أما بالنسبة لحقل مادة أولية أي إذا كان الصنف مادة أولية فاضغط في المربع الفارغ وفعّل الحقل. هناك مجموع من الخيارات إن كنت تود تفعيل أي خيار منها فاضغط في المربع الفارغ (مثلاً تريد عدم اظهار الصنف في جرد المخازن).

هناك عدد من الخيارات تتعلق بالصنف: 1.المواصفات: في هذا الجدول إن كنت تود إضافة أي مواصفات خاصة تتعلق بالصنف فيمكنك ذلك. 2.أسعار البيع والتكلفة: تتضمن عدد من التفاصيل طريقة البيع وتعديل أسعار البيع ثم التعرفة الجمركية لهذا الصنف والسعر الافتتاحي, ونسبة الخصم والتكلفة الوسطية, وسعر آخر شراء وتكلفة اخر شراء كأجور المواصلات وغيرها, وسعر خاص لكل 100000 مثلاً يتم بيعها بقيمة محددة حددها في هذا الحقل. 3.الكميات: حدد في هذا الجدول اسم المخزن ورصيد أول المدة والحد الأدنى والاعلى ومكان التخزين لذلك الصنف. 4.الوحدات: حدد عامل التحويل بالضغط على السهم الصغير الموجود في داخل الحقل, حدد الوحدة الرئيسية  وخانات عشرية, والوحدة الأولى وعامل التحويل لها, والوحدة الثانية وعامل التحويل لها, ولكل كمية مثلاً 50 تمنح هدية 1, ورقم الباركود بالنسبة للوحدة الأولى والثانية. 5.صورة الصنف: إذا كان هناك صورة محددة فيمكنك إضافتها من خلال هذه الخيارات أضفها بالضغط على حقل مكان الصورة هناك ثلاث نقاط بالضغط عليها تظهر الملفات الموجودة في الجهاز, وهناك عدد من الخيارات داخل المربع تتعلق بالصورة. 6.احصاءات: هذا الجدول يتضمن جميع الإحصاءات المتعلقة بالصنف كقيمة المشتريات والمبيعات والتفاصيل المتعلقة بكل عملية مثل أعلى سعر شراء وأدنى سعر بيع. 7.تاريخ الصلاحية: هذا الجدول فيه كافة الأمور المتعلقة بصلاحية الصنف وسعر بيعه وتجاوزه وغيرها.

وهناك عدد من الاختصارات أسفل النافذة كالتخزين والحذف وإعدادات وجديد, والأسهم الموجودة هي للتنقل بين بطاقات الأصناف المضافة في البرنامج, وأخيراً إغلاق.

2. إضافة عدة أصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> إضافة عدة أصناف.

أما أسفل الجدول فهناك خيار التخزين بالضغط عليه عند انتهاء ادخال الأصناف والمعلومات المتعلقة بها يتم تخزين العملية, وجديد لإضافة أصناف جديدة, أما إغلاق فلإغلاق النافذة.

3. إضافة ملاحظات على الأصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> إضافة ملاحظات على الأصناف.

تاريخ الملاحظة يظهر بشكل تلقائي عند فتح النافذة وتستطيع تغييره بالضغط على السهم الصغير في داخل الحقل فتظهر كافة التواريخ التي تستطيع الاختيار من بينها, رقم المخزن حدده من خلال البحث عنه من خلال العدسة الموجودة, رمز الصنف بإمكانك كتابة أول رقم أو رقمين من الرمز وبالضغط على enter تظهر كافة الأصناف الموجودة أو من خلال اختصار البحث والذي هو F2. اسم الصنف يظهر بشكل تلقائي عند تحديد الرمز. وفي عامود الملاحظات أضف كافة الملاحظات المراد إضافتها. ثم اضغط على الاختصار الموجود أسفل النافذة تخزين, وجديد لإضافة ملاحظات جديدة لأصناف جديدة غير المخزنة, إغلاق لإغلاق تلك النافذة.

4. إظهار شجرة الأصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> إظهار شجرة الأصناف.

هذه الشجرة تضم جميع الأصناف الرئيسية والفرعية المضافة في البرنامج والموجدة في المخزن, بالضغط على إشارة + تظهر الأصناف الفرعية وبالضغط على إشارة – الموجودة جانب الصنف الرئيسي أو الفرعي الذي يضم أصناف أخرى فتختفي تلك الأصناف.

كما أنه يمكنك من خلال وضع مؤشر الماوس على صنف ما وضغط ماوس يميني تظهر عدة خيارات فيمكنك الإضافة والحذف وغيرها.

بالإضافة إلى ذلك يوجد عدد من الاختصارات الموجودة أسفل النافذة كالبحث والتعديل والإضافة وغيرها من الخيارات الأخرى الموضحة.

5. إعداد الأصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> إعداد الأصناف.

هي نافذة لتعديل المسميات الموجودة في البرنامج حتى تتوافق مع حاجة المستخدم، وستظهر هذه المسميات بعد تعديلها في بطاقة الصنف وأيضا في الفواتير والتقارير.

وبجانب كل مسمى موجود في النافذة حقل فارغ يمكنك التغيير ووضع إشارة صح في المربع الفارغ فيتم التغيير وعند الانتهاء من التعديلات قم بالضغط على زر تخزين الموجود أسفل النافذة أو إلغاء الأمر للتراجع عن التعديلات.

كما أن هناك ثلاثة من الاختصارات والتي هي على الشكل التالي: TAB للانتقال بين الحقول الموجودة ضمن النافذة. ENTER للتخزين. أما ESC فلإلغاء الأمر.

6. تعديل أسعار مجموعة أصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> تعديل أسعار مجموعة أصناف.

بالضغط على تنفيذ يتم التعديل المحدد, كما أن هناك اختصارين آخرين إعدادات وتحديث تكلفة وإغلاق إن كنت تود إغلاق النافذة.

7. إعادة ترقيم بطاقات الأصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> إعادة ترقيم بطاقات الأصناف.

إن كنت تريد تعديل ترقيم بطاقات الأصناف فمن خلال هذه النافذة يمكنك ذلك, حدد في خانة الرقم المعتمد هل تريد تغيير رمز المادة أم رمز الباركود. ثم إن كنت تود خانات إضافية فحددها من خلال الضغط على الأسهم والتنقل بين الأرقام. رمز بداية اكتبه بشكل يدوي في هذا الحقل. ثم اخار تخزين أو إغلاق.

8. تعديل نسبة خصم الأصناف:

الوصول إلى النافذة: قائمة المخازن >> تعديل نسبة خصم الأصناف.

كما أن هناك عدد من الخيارات الأخرى والتي تستطيع تفعيلها من عدمه. بالضغط في الدائرة أو المربع الموجود بجوار كل منها. فهل الخصم ضمن خصم العروض أم ضمن خصم العميل؟ ثم اضغط تخزين أو إغلاق.